Hybrid Work ist gekommen, um zu bleiben.
Wieso sich Unternehmen jetzt auf die neue Arbeitswelt vorbereiten sollten.
Die letzten Monate waren voller Veränderungen und Herausforderungen für uns. In der Arbeitswelt ebenso wie privat. Viele Vorgesetzte hätten sich eine vollständige Umstellung ins Homeoffice nicht vorstellen können: Durch die Pandemie wurde das für viele quasi über Nacht zur Realität. Das Wohnzimmer wurde zum Arbeitszimmer und der tägliche Treffpunkt in der Büroküche wurde durch Zoom-Meetings ersetzt.
Wenn wir eines aus der Zeit gelernt haben: remote arbeiten funktioniert. Mitarbeitende haben sich nach und nach an die Umstellung gewöhnt und nach der ersten Zeit auch die Vorteile des Homeoffice für sich entdeckt. Andererseits bieten Büros und andere Ort der Zusammenkunft Vorteile, die im Homeoffice nicht vorhanden sind.
Unternehmen sind an einem Punkt, an dem sie versuchen, die Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen. Oft gibt es dafür keine Strategie und Entscheidungen werden übereilt getroffen, zum Nachteil der Mitarbeitenden. Die Unsicherheit ist aktuell sehr groß, die nächsten Schritte sollten sorgfältig geplant werden.
Immer wieder bestätigen Studien und Umfragen eines: Die Menschen wollen nicht mehr vollständig zurück ins Büro. Was sollten Unternehmen also tun? Es liegt nun an ihnen, die richtige Arbeitsumgebung zu schaffen und die benötigten Tools und Ressourcen bereitzustellen.
Die Corona-Pandemie hat viel dazu beigetragen, dass wir flexibler arbeiten. Doch wie sieht „the new normal“ aus? Laut einer Umfrage von Bitkom möchten neun von zehn Erwerbstätige in Zukunft zumindest teilweise mobil arbeiten. 71 % fordern eine stärkere Nutzung von Homeoffice in Deutschland.
Die größten Challenges dabei sind mit 41 % technische Gründe: Die Internetverbindung ist fehleranfällig oder die technische Ausstattung einfach nicht vorhanden. Nicht wenige Mitarbeitende wünschen sich außerdem direkten Austausch mit Kolleg:innen und eine strikte räumliche Trennung von Beruf- und Privatleben. Die Lösung dieser Challenges liegt auf der Hand: Mit einem gut durchdachten, hybriden Arbeitsmodell können Unternehmen die Vorteile von Homeoffice und Arbeiten am Firmenstandort vereinen.
Um ein hybrides Arbeitsmodell im eigenen Unternehmen einzuführen, muss man zuerst einmal verstehen, was damit gemeint ist und welche unterschiedlichen Arbeitsmodelle es gibt. Damit alles reibungslos funktioniert, sollte im Vorfeld eine Hybrid-Work-Strategie ausgearbeitet werden. Wie diese aussieht, unterscheidet sich je nach den Wünschen und Bedürfnissen der Unternehmen und Mitarbeitenden.
Hybride Arbeit ist eine Mischform aus dem Arbeiten im Büro, aus dem Homeoffice und von anderen, dritten Orten (z. B. Coworking). Die Mitarbeitenden sind flexibel, was den Ort der Arbeit betrifft und können diesen nach ihren Bedürfnissen auswählen. Vorab kann ein Konzept für das hybride Arbeitsmodell erstellt werden, in dem Unternehmen auch Regeln und Richtlinien vorgeben können.
Mit einem hybriden Arbeitsmodell können die vielfältigen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen am besten abgedeckt werden. Der Arbeitsalltag kann individuell geplant werden, je nach Tätigkeiten oder auch familiären Verpflichtungen.
Indem alle Möglichkeiten bereitgestellt werden, können Mitarbeitende die Arbeitszeit effizient nutzen, wo und wann sie am besten arbeiten können. Manche ziehen sich gerne zurück, um konzentriert ihrer Aufgabe nachzugehen. Andere benötigen mehr Austausch und soziale Interaktion.
Private Verpflichtungen können besser eingeplant werden, wenn mehr Flexibilität zwischen Arbeitsort und Arbeitszeit besteht. Das sind alles Faktoren, die sich in großem Maße auf die Zufriedenheit und Produktivität des Teams auswirken.
Wenn die Mitarbeitenden nicht mehr jeden Tag ins Büro kommen, können auch Büroflächen reduziert werden. Als Alternative gibt es die Möglichkeit, ungenutzte Schreibtische und Meetingräume als Coworking Spaces zu vermieten (Anbieter werden). Diese Option spart nicht nur Kosten, so können auch neue Kontakte und Netzwerke entstehen. Außerdem hat das tägliche Pendeln einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Umwelt. Indem der Arbeitsweg verringert wird, kann CO2 eingespart werden. Dies ist ein weiterer Vorteil neben dem Zeitgewinn der Mitarbeiter:innen.
Der Wunsch von Mitarbeitenden nach einer flexibleren Arbeitswelt kann mit einem hybriden Arbeitsmodell erfüllt werden. Es entsteht eine bessere Work-Life-Balance und die Mitarbeiterzufriedenheit wird erhöht. Im Umkehrschluss bedeutet das auch eine erhöhte Produktivität. Das kommt natürlich auch den Unternehmen zugute.
Gerade wenn wir vom Fachkräftemangel sprechen, können Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell umsetzen, einen erheblichen Vorteil schaffen. Außerdem kann das Recruiting ausgeweitet werden: Wieso sollte man nur am Firmenstandort nach neuen Mitarbeitenden suchen, wenn Remote Work funktioniert?
Bis jetzt haben wir viel von den Vorteilen und dem Gewinn für Unternehmen gesprochen. Doch gibt es auch Herausforderungen, die ein hybrides Arbeitsmodell mit sich bringt? Ganz klar: Ja! Die Implementierung in den Arbeitsalltag ist anfangs aufwändig, vor allem was die Vorbereitung angeht. Mit einer klaren Strategie und einem gut erarbeiteten Konzept, welches individuell auf das Unternehmen und seine Mitarbeitenden angepasst ist, steht aber der erfolgreichen Durchführung nichts mehr im Weg.
Einer der wichtigsten Teile des Konzepts: Wo kann überall gearbeitet werden? Zusammen mit den zuständigen Personen soll geklärt werden, welche Arbeitsorte erlaubt sind und ob es bestimmte Tage gibt, an denen Mitarbeitende im Büro sein müssen. Dies sind meistens der Firmenstandort, das Arbeiten im Homeoffice und dritte Orte wie Coworking Spaces. Allerdings ist es auch wichtig zu klären, ob die mobile Arbeit beispielsweise auch als Workation im Ausland erfolgen darf.
Um für alle Mitarbeiter:innen dieselben Voraussetzungen zu schaffen, können Unternehmen auch eine Coworking-Mitgliedschaft abschließen. Dies kann mit independesk durch ein flexibles monatliches Budget geschehen, das die Mitarbeitenden für verschiedene Workplaces wie Desks oder Meetingräume ausgeben können.
Ebenso kann geregelt werden, dass die Teams Überschneidungen in der Präsenz haben. Je nach Tätigkeit und Zusammenarbeit kann es sinnvoll sein, Tage, an denen alle sich im Büro treffen, einzuführen. Das muss nicht zwingend wöchentlich geschehen, sondern kann auch durch Teamworkshops bei Bedarf durchgeführt werden. Wenn ein Unternehmen keinen Firmenstandort hat, lassen sich dafür auch Meetingräume tageweise buchen.
Als Grundwerkzeug für hybrides Arbeiten sind funktionierende Geräte und moderne Tools nötig. Die Mitarbeitenden sollten die für sie passende technische Ausstattung bekommen. Genauso wichtig sind die richtigen Tools für die Kommunikation.
Eine erfolgreiche Hybrid-Work-Strategie kann nicht funktionieren, wenn Online-Meetings nur für Menschen am Firmenstandort zu realisieren sind. Mittlerweile haben die meisten Unternehmen bereits die für sie passenden Tools implementiert und ausgiebig getestet.
Die digitale Transformation ist aber noch nicht in allen Bereichen angekommen. Mehr Informationen zu den Potenzialen der Digitalisierung sind auf unserem Blog zu finden.
Sind alle Teammitglieder mit der passenden Arbeitsausstattung versorgt, sollte dies auch am Firmenstandort umgesetzt werden (falls noch nicht geschehen). Bietet ein Unternehmen zum Beispiel Desk Sharing an, sollten die Arbeitsplätze auch vor Ort dementsprechend ausgestattet sein (z. B. Monitor).
Damit Führungskräfte und auch die Teams selbst den Überblick behalten, wer gerade wo arbeitet, bieten sich Desk-Managing-Tools an. Der independesk Manager bietet eine Übersicht über die Auslastung des Büros, die Nutzung von Homeoffice, sowie die Buchung von dritten Orten.
Unter diesen Punkt fallen viele Aspekte: die Unternehmenskultur, die Unternehmenswerte, Corporate Benefits und vor allem eines: die Bedürfnisse und
Wünsche der Mitarbeitenden. Wie bereits erwähnt, sollte vor der konkreten Planung einer Strategie, eine Mitarbeiterumfrage stattfinden. Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Strategie bereits umgesetzt wurde, ist es wichtig, immer wieder Feedback einzuholen und Prozesse zu überdenken.
Nur so kann sichergestellt werden, dass das Team glücklich ist und es auch bleibt. Dasselbe gilt für die Vorgesetzten und Teamleads, die außerdem so früh wie möglich in die Planung miteinbezogen werden sollten. Nur sie wissen, ob und in welchem Umfang das neue Modell in ihrem eigenen Team funktioniert.
Diese drei Elemente der Workplace Experience sollten auf jeden Fall in die Planung involviert werden. Damit wird eine ganzheitliche Employee Experience gewährleistet werden kann.
Um Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Strategie zu unterstützen, haben wir einen kostenlosen Leitfaden zum Thema “Hybrid Work” verfasst. Dort wird Schritt für Schritt erklärt, wie man ein individuelles Hybrid-Work-Konzept erarbeitet. Eine Checkliste hilft dabei, den Überblick zu behalten. Bereit für den nächsten Schritt in Richtung New Work?
