Workplace Experience: Wie Unternehmen ein ganzheitliches Arbeitsplatzerlebnis schaffen

Produktivität, Innovation und Wachstum beginnen bei den Mitarbeitenden. Die Workplace Experience setzt genau dort an: Um den Mitarbeiter:innen ein ganzheitliches Arbeitsplatzerlebnis zu bieten. Unternehmen stellen den Mitarbeitenden die nötige Technologie, Unternehmenskultur und positive Erfahrungen mit dem Arbeitsplatz bereit – daraus resultieren wiederum bessere Leistungen und Ergebnisse für das Unternehmen selbst.

Eine ganzheitliche Workplace Experience hilft Unternehmen nicht nur, die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden zu erhöhen – sie schafft einen Vorteil im War for Talents und kann ein entscheidender Faktor im Recruiting sein. Es ist kein Geheimnis, dass die Mitarbeiterzufriedenheit in den Erfolg des Unternehmens spielt. Deshalb ist es für Arbeitgeber wichtig, ein nachhaltiges Konzept für die Workplace Experience zu erarbeiten.

Workplace Experience: Wieso es einen ganzheitlichen Ansatz benötigt

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Was bedeutet Workplace Experience?

Die Workplace Experience ist ein proaktiver, auf die Menschen ausgerichteter Ansatz, der folgende Elemente vereint: Technologie, Arbeitsort und Belegschaft. Schon lange setzen Unternehmen alles daran, die Customer Experience zu verbessern, damit sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sind. Mittlerweile beginnen viele Arbeitgeber zu erkennen, dass es auch intern einer starken Employee Experience bedarf. Wenn man eine starke Mitarbeitererfahrung schafft, durch die nötige technische Ausstattung und die Freiheit so zu arbeiten, wie man am produktivsten ist, können die Mitarbeiter:innen auch ihre Fähigkeiten noch besser entwickeln und zum Vorschein bringen. Workplace Experience und Employee Experience werden teilweise synonym verwendet – allerdings geht die Workplace Experience noch einen Schritt weiter. Sie bezieht auch Aspekte mit ein, die für die Qualität der Arbeit wichtig sind, wie Flexibilität, physische Räume und digitale Tools.

Die perfekte Workplace Experience würde also folgendermaßen aussehen: Alle Mitarbeiter:innen könnten an den Arbeitsplatz kommen und hätten das Gefühl, dass dieser eigens für sie gemacht wurde. Ziel ist es, dass Mitarbeitende möglichst viele positive Erfahrungen mit dem Arbeitsplatz machen.

Eine zukunftsfähige Arbeitsplatzstrategie sollte dem Team vor allem mehr Flexibilität und Autonomie bieten. Die folgenden drei Elemente der Workplace Experience können dabei einbezogen werden:

 

Physical Experience: Der Arbeitsort

Nicht nur die Art, wie wir arbeiten, auch die Art, von wo wir arbeiten, hat sich grundlegend geändert. Der Arbeitsort ist nicht mehr an den Firmenstandort gebunden, sondern wechselt ständig. Das können neben Homeoffice auch das Mobile Office, eine Workation oder dritte Orte wie Coworking Spaces sein. Unternehmen brauchen deswegen weniger Büroflächen und müssen bestehende Büros so einsetzen, dass das Team gerne zurückkommt und Raum für Inspiration und Produktivität entsteht.

Ein moderner Arbeitsort bezieht alle Bedürfnisse der Mitarbeitenden ein. Das erhöht auch die Produktivität enorm, wenn jeder von dort aus arbeiten kann, wo er oder sie am produktivsten ist. Zur Physical Experience zählt aber nicht nur der physische Arbeitsplatz: Auch der digitale Arbeitsraum muss angepasst werden. Das Team sollte überall die optimalen Arbeitsvoraussetzungen erleben: Egal ob man von zu Hause oder im Büro arbeitet. Dies führt uns direkt zum nächsten Element der Workplace Experience:


Digital Experience: Die Technologie

Um die hybride Zusammenarbeit so einfach wie möglich und sicher für alle Beteiligten zu gestalten, wird natürlich die passende Technologie benötigt. Dies ist essenziell, damit der Arbeitsplatz das gesamte Team einbindet und eine Balance zwischen Fokus und Austausch geschaffen wird. Selbst wenn die Mehrheit der Mitarbeitenden im Büro arbeitet, muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation und die täglichen Meetings ebenso gut für die Teammitglieder im Remote Office funktionieren.


Human Experience: Die Menschen

Der dritte und wichtigste Punkt geht auf die Mitarbeitenden selbst ein. Ohne sie funktioniert das Unternehmen nicht und um kluge und motivierte Talente zu finden und zu behalten, sollten Arbeitgeber mehr investieren als nur ein angemessenes Gehalt. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden sich wohlfühlen, sich gehört und vor allem wertgeschätzt fühlen.

Es ist nichts Neues, dass sich der Fokus bei der Entscheidung für einen neuen Job immer mehr vom Gehalt zu einer sinnvollen Tätigkeit und einer passenden Unternehmenskultur verschiebt. Ganz oben auf der Liste steht vor allem die Flexibilität, die der Arbeitgeber bietet. Unternehmen müssen sich bewusst werden, dass diese Faktoren eine entscheidende Rolle bei den Mitarbeitenden spielen.


Workplace Experience vs. Employee Experience

Der Begriff Employee Experience ist geläufiger als die Workplace Experience. Die Employee Experience beschäftigt sich mit den Erfahrungen, die die Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen machen und erstreckt sich über verschiedene Phasen der Employee Journey: Bewerbungsphase, Onboarding, Entwicklung und Offboarding. Sie ist nicht weniger wichtig für Unternehmen und ein Teil der Workplace Experience.

Die Workplace Experience bezieht sich mehr auf den eigentlichen Arbeitsplatz bzw. den Arbeitsort. Mit den neuen Entwicklungen in der Arbeitswelt kamen in den letzten Jahren auch andere Modelle zum Einsatz. Deswegen ist die Employee Experience zu kurz gedacht. Beide Ansätze sind aber wichtig, um ein positives Arbeitserlebnis zu schaffen.

Wer ist für den Erfolg der Workplace Experience verantwortlich?

Die Workplace Experience erfordert eine strategische Zusammenarbeit von unterschiedlichen Bereichen. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte müssen Regeln und eine Hybrid-Work-Strategie für das Unternehmen oder auch einzelne Teams aufsetzen. Das Team People & Culture befasst sich mit Themen, die die Mitarbeiterzufriedenheit, die Produktivität und die Unternehmenskultur betreffen. Die IT wird benötigt, um die geeignete Technologie zu finden und diese später auch bei Bedarf zu implementieren. Bevor ein Konzept erstellt wird, sollten aber die Mitarbeitenden selbst befragt werden. Das Feedback der Mitarbeitenden ist sehr wichtig und sollte auf jeden Fall in die strategische Planung mit einfließen.

Die ersten Schritte auf dem Weg zur nachhaltigen Workplace Experience

Vorab: Es gibt keine Einheitslösung auf dem Weg zur Workplace Strategie. Jedes Unternehmen muss dies für sich selbst festlegen und auf seine Bedürfnisse und Unternehmenskultur abstimmen. Es gibt aber einige Anhaltspunkte, an die sich die Beteiligten halten können und die dazu beitragen, eine nachhaltige Workplace Experience zu gestalten:

 

Team einbeziehen

Arbeitgeber können nur sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden glücklich am Arbeitsplatz sind, wenn sie gezielt Fragen stellen, was das Team denn überhaupt braucht. Bevor es an das Konzept der Workplace Experience geht, sollten interne Befragungen stattfinden. Diese sollten sowohl die einzelnen Mitarbeiter:innen als auch die Teamleads und Führungskräfte einbeziehen. Mögliche Fragen könnten sein:

  • Ist deine Arbeitszeit flexibel genug?
  • Ist das derzeitige hybride Arbeitsmodell (wenn vorhanden) auf deine Bedürfnisse angepasst? Würdest du gerne mehr/weniger oft ins Büro kommen?
  • Funktioniert die Kommunikation in deinem Team gut? Wie könnte man die Kommunikation noch verbessern?
  • Was können wir tun, damit du dich noch wohler fühlst an deinem Arbeitsplatz?
  • Hast du die technische Ausstattung, die du benötigst?

Projektteam

Eine ganzheitliche Workplace Experience zu schaffen, ist eine Herausforderung und kostet Ressourcen. Doch der Aufwand lohnt sich! Damit das Projekt erfolgreich ist, wird ein Team benötigt, das die Aufgaben im Blick behält und einen Zeitplan erstellt. Dieses Team sollte möglichst interdisziplinär aufgestellt sein und aus verschiedenen Unternehmensbereichen kommen: Geschäftsführung, People & Culture, IT usw. Mittlerweile gibt es eigens Workplace Experience Manager, die sich so einem Projekt annehmen.


Digital Workplace Management Platform

Um eine nahtlose Workplace Experience zu gewährleisten, kommt es auch auf die richtigen Tools an. Dazu gehört bei einem hybriden Arbeitsmodell oder einer Homeoffice-Vereinbarung auch ein Workplace Management. Mittlerweile gibt es einige Anbieter, die diesen Service mittels einer App anbieten. Die Mitarbeitenden können ganz einfach eintragen, von wo aus sie heute arbeiten und sehen, wo ihre Kolleg:innen sind.

Mehr Informationen zum independesk Manager gibt es hier.

Diese drei Schritte sind natürlich nur ein Anfang. Immer mehr Unternehmen werden sich der Vorteile der Workplace Experience bewusst. Wenn Arbeitgeber die besten Talente im War for Talents gewinnen wollen, sollten sie auch jetzt starten, bisherige Strukturen zu überdenken.


Vorteile einer ganzheitlichen Workplace Experience

Eine nahtlose, positive Arbeitsplatzerfahrung fördert das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden. Sie kann außerdem die Kreativität und Innovation steigern, da die nötigen Tools und Freiräume bereitstehen. Diese Faktoren spielen natürlich auch in die Mitarbeiterbindung mit ein. Die Mitarbeiterfluktuation lässt sich reduzieren und es können Kosten gespart werden.

Mitarbeiter:innen sind gut, wenn sie lieben, was sie tun. Natürlich hat nicht jeder seinen Traumjob – trotzdem können Arbeitgeber den Arbeitsplatz und die Firmenkultur dahingehend verbessern, dass alle Mitarbeitende gerne zur Arbeit kommen.

 

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Fazit

“Working hard for something we do not care about is called stress, working hard for something we love is called passion.” – Simon Sinek.

Die Zielerreichung von Unternehmen beginnt mit der Produktivität, Motivation, Innovation und dem Wachstum der Mitarbeiter:innen. Wir hören immer wieder vom Fachkräftemangel und dem War for Talents. Unternehmen können es sich schlichtweg nicht mehr leisten, die Workplace Experience aufzuschieben oder nur halbherzig umzusetzen. Wollen Arbeitgeber erfolgreich sein, trägt die Zufriedenheit des Teams einen großen Teil dazu bei. Mit der passenden Workplace Strategie können Unternehmen den ersten Schritt in Richtung neue Arbeitswelt wagen.

 

ÜBER INDEPENDESK

"independesk – The Workplace Company" hat sich auf die Entwicklung von Lösungen für hybrides Arbeiten fokussiert. Ursprünglich gestartet als Plattform, auf der jedes Unternehmen seine freien Schreibtische und Meetingräume an Leute aus der Nachbarschaft vermieten kann, bietet independesk inzwischen mit seinen Produkten vielen namhaften Unternehmen Flexibilität und Unterstützung im New Work-Prozess.

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