Corporate Coworking: Die neue Arbeitsform für Unternehmen

Was ist Coworking überhaupt und wie kann dieser Trend in großen Unternehmen umgesetzt werden? Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über das Thema Coworking und welche Vorteile es mit sich bringt. Außerdem bietet er Anhaltspunkte, wie man neue Arbeitsmodelle im Unternehmen umsetzen kann und was es zu beachten gilt.
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Coworking Spaces wurden in den letzten Jahren immer beliebter: Laut Statista stieg die Anzahl der Coworking Spaces von 3 im Jahr 2005 zu 26.300 im Jahr 2020 weltweit. Dieser Trend wurde durch die Pandemie nochmal beschleunigt. Neben Freiberuflern und Digital Nomads buchen sich immer mehr Unternehmen in Coworking Spaces ein. Die Arbeitswelt verändert sich, und so auch die Art und Weise, wie und von wo aus wir arbeiten. Das Großraumbüro hat das Einzelbüro abgelöst und nun wird das Großraumbüro durch neue, kreative Orte ersetzt.

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Coworking im Vergleich zu anderen Arbeitsmodellen

Coworking ist natürlich nicht das einzige Modell, auf das Unternehmen setzen, wenn sie ihre New Work Strategie ausarbeiten. Im folgenden geben wir euch eine Übersicht, welche Arbeitsmodelle es überhaupt gibt und wie sie sich unterscheiden:

Coworking

Coworking bezeichnet einen zeitlich flexiblen Arbeitsplatz, den sich mehrere Menschen teilen. Damit können Coworking Spaces, Cafes, Hotels usw. gemeint sein

Homeoffice

Homeoffice, oder auch Telearbeit, ist Teil des hybriden Arbeitens, bei dem die Mitarbeiter:innen aus dem privaten Umfeld heraus arbeiten.

Business Center

Büroflächen in flexiblen Größen, die gemietet werden können und je nach Bedarf verkleinert oder vergrößert werden.

Externe Meetingräume

Meetingräume in beispielsweise Coworking Spaces oder Hotels die man stunden- oder tageweise mieten kann.

Remote Work

Flexible Arbeitsorte, die das Homeoffice oder die Arbeit am Firmenstandort ausschließen.

Hotdesking

Es bestehen keine festen Arbeitsplätze - Mitarbeitende können Schreibtische je nach Bedarf im Firmenstandort buchen.

Coworking vs. Corporate Coworking

Beim Coworking buchen Freiberufler, Digitale Nomaden oder auch Arbeitnehmer:innen, die eine Alternative zu Homeoffice suchen, einen Schreibtisch in einem Space. Anbieter gibt es vor allem in den größeren Städten mittlerweile reichlich. Ein Coworking Space bietet einen fertigen Arbeitsplatz mit Internet, teilweise auch mit Drucker, Scanner oder Besprechungsräumen. Je nach Anbieter kann man diesen flexiblen Arbeitsplatz stunden- tage- oder wochenweise mieten. Anfangs nutzten vor allem Selbstständige und Gründer, die noch kein Büro haben, diesen Service. Doch der Trend ist seit der Pandemie auch bei Arbeitnehmer:innen angekommen. Auch wenn ein Arbeitsplatz am Firmenstandort gegeben ist, bietet das Modell des Coworking einfach viele Vorteile.

Corporate Coworking bezeichnet die ideale Lösung für Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen wollen. Die digitale Transformation und der Wettkampf um die besten Talente erfordern ein Umdenken der Arbeitswelt und Firmenkultur. Das Großraumbüro hat ausgedient und zukünftig wird der Arbeitsplatz dort sein, wo wir ihn gerade brauchen.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

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Die Pandemie hat uns gezeigt, dass Remote Work funktioniert und zukunftsfähig ist. Nicht nur das: Flexiblere Arbeitsmodelle erlauben dem Team konzentriert zu arbeiten, an einem Ort der ihre Kreativität fördert und die Produktivität erhöht.

Doch wenn alle irgendwo anders arbeiten, was passiert dann mit dem klassischen Büro? Diese Entwicklungen in Richtung hybrides Arbeiten heißt nicht, dass das Büro irrelevant wird. Nicht alle arbeiten gerne an dritten Orten, doch manche sind schlichtweg glücklicher, wenn sie sich ihren Arbeitsort aussuchen können. Es geht also darum, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und es somit allen zu ermöglichen, die perfekte Arbeitsumgebung zu schaffen. Was es trotz allem braucht? Orte der Begegnungen und des Austausches. Das kann weiterhin in den internen Räumen des Unternehmens geschehen oder auch an flexibel gemieteten Standorten.

 

Wie kann ich als Unternehmen Coworking-Spaces nutzen?

Coworking ist mehr als nur eine Modeerscheinung und wird auch für Unternehmen selbst immer mehr zum Thema. Das Arbeitsmodell ist ein spannendes Werkzeug, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen und im sogenannten „War for Talents“ zu bestehen. Arbeitnehmer:innen wollen mehr Flexibilität und aus der Work-Life-Balance wird immer mehr ein Work-Life-Blending. Starre Arbeitszeiten sind schon lange von gestern, durch flexible Arbeitszeiten kann das Privatleben besser mit dem Beruf vereinbart werden. Genauso verhält es sich zum Coworking: Denn hier kann man sich seinen Wohlfühl-Arbeitsort aussuchen und an inspirierenden, neuen Orten arbeiten.

Doch wie kann man Coworking im Unternehmen einsetzen? Die Möglichkeiten sind groß! Wichtig ist, dass man vorab die Regeln festlegt, den Mitarbeitenden aber Freiraum für Entfaltung bietet:


Flexible Buchung von Spaces für Arbeitnehmer:innen

Das Unternehmen stellt den Mitarbeitenden ein monatliches Budget zur Verfügung. Dies können sie nutzen, um Coworking-Spaces nach ihren Bedürfnissen zu buchen, wenn es mal eine Abwechslung vom Homeoffice oder Büro braucht. Dabei können sich natürlich auch ganze Teams in einen Space einmieten.

Meetings und Workshops für Teams

Gerade bei längeren Meetings oder Strategieworkshops ist oft ein Platzproblem vorhanden. Außerdem können inspirierende Orte der Zusammenkunft gefunden werden, die die Kreativität erhöhen.

Arbeiten auf Geschäftsreisen

Auch wenn die Zahl der Geschäftsreisen zurückgegangen ist: Auf Reisen aus dem Hotelzimmer zu arbeiten, ist nicht optimal. Mitarbeitende können sich auch in anderen Städten einfach und schnell einen Coworking Space buchen oder einen repräsentativen Meetingraum für ein Treffen mit Kunden mieten.

Workation

Ein Tapetenwechsel der anderen Art. Mietet euch einen Coworking Space in einer anderen Stadt oder auf dem Land. Besonders geeignet in Kombination mit Teamevents oder Strategieworkshops.

Welche Vorteile hat Coworking für Unternehmen?

Kosten
Die Umstellung auf hybrides Arbeiten hat zur Folge, dass ungenutzte Büroflächen reduziert werden können oder auch in Coworking Spaces für externe Besucher:innen umgewandelt werden können. Egal wofür man sich entscheidet, die Kostenersparnis ist höher als man denkt und es gibt keine leeren Arbeitsplätze, da man nur dann welche in Anspruch nimmt, wenn man sie auch wirklich braucht.

Modernste Technik
Viele Coworking Spaces bieten neben Arbeitsplätzen mit Internet auch weitere Annehmlichkeiten: Drucker, Scanner, Meetingräume mit Beamer, Telefonboxen, Ruheräume und mehr. Da alle Mitarbeiter:innen unterschiedliche Bedürfnisse haben, kann so jede:r die perfekte Arbeitsumgebung für sich finden. Dazu kommen professionelle Services, die man im eigenen Büro nicht findet.

CO₂ reduzieren
Mit Coworking reduziert sich auch der tägliche Arbeitsweg, wenn Spaces direkt in der Nachbarschaft gebucht werden können. Viele Arbeitsplätze können zu Fuß oder mit dem Fahrrad erreicht werden, was sich positiv auf die CO₂-Bilanz auswirkt.

Corporate Benefits
Unternehmen, die eine starke Employer-Experience schaffen wollen, setzen häufig auf Corporate Benefits. Das sind alle Leistungen für Arbeitnehmer:innen, die freiwillig
zur Verfügung gestellt werden und die Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit steigern. Die Mitarbeiterangebote sind in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, da sie ein wichtiger Faktor für die Gewinnung und Bindung von Fachkräften geworden sind. Und damit kommen wir auch zum nächsten Punkt:

Standortferne Fachkräfte rekrutieren
Mit Coworking können Unternehmen ihre Suche nach Fachkräften deutschlandweit ausweiten, ohne vollständig auf Homeoffice zu setzen. Dafür kann ein monatliches Budget für Mitarbeitende zur Verfügung gestellt werden, welches flexibel einsetzbar ist.

Welche Vorteile hat Coworking für Arbeitnehmer:innen?

Flexibilität
Arbeiten, wann und wo man will – Coworking Spaces können flexibel und nur für die benötigte Dauer gebucht werden, in denen sie auch wirklich gebraucht werden.

Alternative zu Homeoffice
Nicht alle haben die Möglichkeit, ein Büro im eigenen Heim einzurichten. Oft fehlt der Platz, es sind Kinder anwesend, die Aufmerksamkeit wollen oder andere Ablenkungen tauchen auf. Gerade für die Mitarbeitenden, für die die Heimarbeit nicht so einfach umsetzbar ist, sollte eine Alternative geschaffen werden. Mit Coworking hat man das Beste von beiden Seiten: Man verkürzt den Arbeitsweg, kann ungestört arbeiten und den Arbeitsplatz nach seinen Vorstellungen auswählen.

Community
In vielen Spaces herrscht eine besondere Atmosphäre und es lassen sich neue private und berufliche Kontakte knüpfen. Dieser Austausch kann inspirieren, motivieren und lässt neue Ideen wachsen.

Repräsentatives Umfeld
Coworking beschränkt sich nicht nur auf einzelne Desks, auch Meetingräume können gebucht werden. Besonders geeignet für wichtige Kundentermine, die vor Ort stattfinden sollen und eine professionelle Umgebung von Vorteil ist.

Motivation & Zufriedenheit
Wie bereits oben erwähnt, erhöht sich die Zufriedenheit, wenn Mitarbeiterangebote entstehen. Durch ein hybrides Arbeitsmodell mit der Option auf Homeoffice, Coworking oder im Büro am Firmenstandort können alle Mitarbeiter:innen ihren Bedürfnissen entsprechend fokussiert arbeiten.

Wie kann man Coworking im Unternehmen einführen?

Start-Ups, KMUs oder große Unternehmen… viele haben bereits auf hybride Arbeit umgestellt oder zumindest erste Möglichkeiten in diesem Bereich geschaffen. Es gibt nicht ein Konzept, das auf jedes Unternehmen passt. Vielmehr ist ein Prozess gefragt, der von der Führungsebene in Gang gebracht werden muss.

Grundsätzlich sind vier Szenarien möglich, die schon jetzt häufig genutzt werden und bei Bedarf ergänzt werden können:

CORPORATE OFFICE

Firmenstandort

HOMEOFFICE

Arbeiten von Zuhause

COWORKING

Dritte Orte

MOBILE OFFICE

Unterwegs arbeiten

Das Corporate Office kann auch weiterhin als wichtigen Bezugspunkt genutzt werden. In Zukunft wird sich dieser Standort jedoch mehr vom Ort der Einzelarbeit hin zu einem Ort der Begegnung und des Austausches wandeln.

Zuerst sollte die Ausgangssituation im Unternehmen betrachtet werden. Wie arbeiten wir heute? Gibt es schon hybride Arbeitsmodelle, die in Anspruch genommen werden? Was funktioniert gut? Wo gibt es noch Potenzial zur Verbesserung? Gibt es die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten und wird dies in Anspruch genommen?

Sind diese Fragen beantwortet sollte die Meinung der Mitarbeitenden eingeholt werden. Dies kann über eine einfache Befragung erfolgen. Dabei ist es wichtig, auch die Teamleiter:innen in den Prozess einzubinden, um deren Meinung und Erfahrungswerte abzuholen.

Der nächste Schritt fokussiert sich auf die Entwicklung im Unternehmen:

Hybrides Arbeiten

Unternehmen bieten dem Team die Möglichkeit im Firmenstandort zu arbeiten, im Homeoffice oder an dritten Orten wie Coworking Spaces.

Vollständige Remote Arbeit

Der bestehende Firmensitz wird ganz aufgelöst und alle Mitarbeiter:innen arbeiten in Coworking Spaces. Bei größeren Unternehmen kann dies auch teilweise zutreffen, so können beispielsweise kleinere Standorte geschlossen werden.

Coworking im eigenen Unternehmen

Bestehende Büroflächen werden als Coworking Spaces verwendet und anderen zur Buchung geöffnet.

Das passende Hybrid-Work-Konzept

Hat sich das Unternehmen für ein Modell entschieden, folgt die Auswahl eines Coworking-Anbieters. Auch hier spielen viele Faktoren mit ein:

  •  Arbeiten alle Mitarbeitenden in einer Stadt oder werden deutschlandweit Standorte benötigt?
  • Welche Wünsche, was das Arbeitsumfeld betrifft, haben die Mitarbeitenden?
  • Wie oft wird Coworking voraussichtlich genutzt?
  • Können sich alle einzelne Spaces buchen oder sollten Teams regelmäßig aufeinander treffen?
  • Werden Meetingräume regelmäßig genutzt?
  • Gibt es für alle ein monatliches Budget – wie ist die Verteilung?

Mittlerweile gibt es unzählige Anbieter: Einzelne Arbeitsplätze lassen sich schnell direkt über die Coworking-Anbieter buchen. Daneben gibt es noch Anbieter, die größere Büroflächen auf Zeit zur Vermietung anbieten. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass alle Aspekte und Eventualitäten berücksichtigt werden.

ÜBER INDEPENDESK

"independesk – The Workplace Company" hat sich auf die Entwicklung von Lösungen für hybrides Arbeiten fokussiert. Ursprünglich gestartet als Plattform, auf der jedes Unternehmen seine freien Schreibtische und Meetingräume an Leute aus der Nachbarschaft vermieten kann, bietet independesk inzwischen mit seinen Produkten vielen namhaften Unternehmen Flexibilität und Unterstützung im New Work-Prozess.

Bevor es losgehen kann, sollte noch ein Konzept aufgesetzt werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden in diesem Prozess gut begleitet werden und es klare Richtlinien und Strukturen gibt. Auch dies sollte möglichst mit den Teamleiter:innen besprochen werden, damit es keine überraschenden Änderungen gibt. Je nach gewähltem Modell wird hier festgelegt, wie viel monatliches Budget dem Team oder Einzelpersonen bereit stehen. Ebenso wie Details zu Arbeitszeiten, Meetings sowie regelmäßige Teamevents oder einen Austausch vor Ort. Für die Umsetzung eines Hybrid-Work-Konzepts haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellt:

GRATIS

Laden Sie sich hier kostenlos die Checkliste zum Thema „Hybrides Arbeiten in Unternehmen“ herunter.

Corporate Coworking: Fazit

Coworking und hybride Arbeit werden für Unternehmen immer interessanter. Die Umsetzung ist insbesondere für Firmen interessant, die ihre Arbeitskultur zu mehr Flexibilität und Agilität verändern möchten. Wie wir sehen konnten, betrifft dieses Thema längst nicht mehr nur Selbstständige oder kleinere Teams. In Zukunft werden immer mehr mittlere und größere Unternehmen diesen Schritt wagen und diesen Wandel vollziehen.

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